Büroservice für Unternehmen in Hamburg
Administrative Unterstützung, wenn intern Zeit oder Kapazität fehlt
Nicht jede zusätzliche administrative Aufgabe rechtfertigt eine neue Stelle. Bei zeitlich begrenzten Projekten, größeren Aktenbeständen, Arbeitsspitzen oder Aufgaben, die im Tagesgeschäft immer wieder liegen bleiben, kann externe Unterstützung eine flexible Alternative sein.
Ich unterstütze Unternehmen in Hamburg bei klar abgegrenzten administrativen Aufgaben und Projekten – persönlich, zuverlässig und nach vorheriger Abstimmung des benötigten Umfangs.
Wobei ich Ihr Unternehmen unterstützen kann
Akten- und Dokumentenorganisation
Gewachsene Aktenbestände kosten Zeit und erschweren die tägliche Arbeit.
Ich unterstütze bei der Sichtung, Sortierung und systematischen Neuordnung von Unterlagen und entwickle bei Bedarf eine nachvollziehbare Ablagestruktur.
Größere Akten- und Ordnungsprojekte
Auch umfangreiche Bestände können projektbezogen bearbeitet werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Sichtung und Sortierung größerer Aktenbestände
alphabetische oder standortbezogene Neuordnung
Aufbau einheitlicher Ablagestrukturen
Vorbereitung von Unterlagen für Archivierung oder Digitalisierung
Trennung unterschiedlicher Dokumentenarten
Zusammenführung dezentral vorhandener Unterlagen
Administrative Projektunterstützung
Bei zeitlich begrenzten Aufgaben unterstütze ich dort, wo zusätzliche Kapazität benötigt wird.
Beispielsweise bei:
Datenpflege und Listen
Dokumentenmanagement
Recherche und Informationsaufbereitung
Zusammenstellung und Strukturierung von Unterlagen
administrativer Projektarbeit
Aufarbeitung liegen gebliebener Büroarbeiten
Der konkrete Leistungsumfang wird vor Beginn des Auftrags abgestimmt.
Projekterfahrung mit umfangreichen Aktenbeständen
Ein Beispiel aus meiner bisherigen Tätigkeit ist die Neuorganisation eines umfangreichen Personalaktenbestandes für ein bundesweit tätiges Unternehmen.
Im Rahmen des Projekts wurden rund 1.000 Personalakten aus zahlreichen Standorten gesichtet, systematisch sortiert und für eine einheitliche weitere Ablage vorbereitet.
Das Projekt zeigt, dass meine Unterstützung nicht auf einzelne Büroarbeiten beschränkt ist. Auch größere administrative Aufgaben können als klar definiertes Projekt übernommen und strukturiert abgearbeitet werden.
Externe Unterstützung statt zusätzlicher Personalkapazität
Typische Einsatzfälle:
Geeignet zum Beispiel bei Projektspitzen, Rückständen, Umzügen und Archivbereinigungen, Personalaktenprojekten, Digitalisierungsvorbereitung oder wenn administrative Aufgaben kurzfristig zusätzliche Kapazität erfordern.
Gerade bei vorübergehenden Arbeitsspitzen stellt sich für Unternehmen die Frage, ob dauerhaft zusätzliche Personalkapazität benötigt wird.
Bei einem zeitlich begrenzten Bedarf kann eine externe Projektunterstützung eine Alternative sein: Der Aufgabenbereich wird definiert, der benötigte Umfang vereinbart und die Leistung gezielt für diesen Zeitraum erbracht.
Dabei kann sowohl eine Abrechnung nach tatsächlichem Zeitaufwand als auch – bei entsprechend klar definierbarem Leistungsumfang – ein Festpreis vereinbart werden.
Persönlicher Ansprechpartner
Sie haben bei mir keinen wechselnden Ansprechpartner und kein anonymes Backoffice.
Ich bespreche den Auftrag persönlich mit Ihnen, stimme die gewünschte Vorgehensweise ab und übernehme anschließend die vereinbarten Aufgaben.
Bei Akten- und Dokumentenprojekten kann die Bearbeitung nach Absprache direkt in Ihrem Unternehmen erfolgen.
Sie haben ein administratives Projekt, für das intern die Kapazität fehlt?
Schildern Sie mir kurz die Aufgabe und den voraussichtlichen Umfang.
In einem ersten Gespräch können wir klären, ob sich das Projekt für eine externe Unterstützung eignet und welche Vorgehensweise sinnvoll ist.